Estructurar un proceso de compras es fundamental para asegurar la eficiencia, la transparencia y el control en las adquisiciones de una organización.
La estructuración efectiva de un proceso de compras representa un pilar fundamental para el funcionamiento eficiente, transparente y controlado de las adquisiciones dentro de una organización. Este proceso comienza con el mapeo cuidadoso de las necesidades de la empresa, un paso crucial para identificar de manera precisa y completa los productos o servicios esenciales para los diferentes sectores de la organización. En la realización de este análisis, el sector de compras colabora activamente con otros departamentos, asegurando un conocimiento profundo de las demandas específicas de cada área.
Por eso, continúa leyendo para descubrir cómo es muy importante estructurar un proceso de compras en tu empresa.
Descubre en estos 11 pasos cómo estructurar un proceso de compra:
Mapeo de necesidades:
El primer paso en el proceso de compra es identificar y mapear cuidadosamente las necesidades de la organización. Esto implica un análisis detallado de las demandas internas de productos o servicios, considerando especificaciones técnicas, cantidades requeridas y tiempos de entrega.
Solicitud de compra:
Una vez elaborada la solicitud de compra, ésta deberá pasar por un proceso de aprobación jerárquica. Esto asegura que las adquisiciones estén alineadas con las políticas y el presupuesto de la organización, proporcionando un control estricto sobre los gastos.
Pedir aprobación:
La comunicación inadecuada y la falta de transparencia dentro de la empresa son ingredientes del fracaso en la gestión de compras. Cuando los departamentos no comparten información sobre necesidades futuras, cambios en los patrones de consumo o presupuestos disponibles, el equipo de compras puede tomar decisiones sin un conocimiento completo, lo que lleva a compras inapropiadas.
Identificación del proveedor:
La búsqueda de proveedores confiables es crucial para el éxito del proceso de compra. Esta etapa implica una investigación exhaustiva para identificar posibles socios comerciales que cumplan con los requisitos establecidos de calidad, precio y tiempo de entrega.
Citas y propuestas:
Luego de identificar a los proveedores, la organización debe solicitar cotizaciones o propuestas. Este proceso tiene como objetivo comparar las ofertas recibidas, teniendo en cuenta no sólo el precio, sino también la calidad de los productos o servicios, plazos de entrega y otras condiciones contractuales.
Selección de proveedores:
A partir de las cotizaciones y propuestas recibidas, la organización debe realizar un cuidadoso análisis para seleccionar el proveedor más adecuado. Este proceso considera varios criterios, como la calidad del producto, la reputación del proveedor, el historial de entregas y el costo total de adquisición.
Orden de compra:
Luego de elegir el proveedor, se emite formalmente la orden de compra. Este documento detalla todos los términos y condiciones de la transacción, incluidas descripciones de artículos, cantidades, precios, tiempos de entrega y condiciones de pago.
Recepción e inspección:
Al recibir productos o servicios, la organización realiza una inspección detallada para asegurar el cumplimiento de las especificaciones establecidas en la orden de compra. Cualquier desviación debe ser reportada al proveedor para su corrección inmediata.
Facturación y pago:
Una vez finalizada la inspección, la organización recibe la factura del proveedor. Antes del pago, es fundamental verificar que la factura cumpla con la orden de compra y demás acuerdos establecidos. Luego el pago se realiza según las condiciones previamente acordadas.
Registro y evaluación:
Cada transacción en el proceso de compra debe registrarse adecuadamente. Además, es crucial realizar una evaluación del desempeño del proveedor, considerando aspectos como la calidad del producto, el cumplimiento de los plazos y la efectividad del servicio.
Mejora continua:
El proceso de compra debe verse como dinámico, sujeto a mejoras continuas. Identificar oportunidades de mejora e implementar cambios para optimizar la eficiencia y reducir costos es esencial para garantizar una gestión eficaz de las adquisiciones.
En resumen, estructurar un proceso de compras implica varios pasos cruciales para garantizar la eficiencia, la transparencia y el control en las adquisiciones de una organización. Inicialmente, es fundamental mapear cuidadosamente las necesidades de la empresa, colaborando con otros departamentos para obtener una comprensión integral de las demandas específicas. La solicitud de compra, elaborada a partir de este mapeo, pasa por una aprobación jerárquica antes de comenzar a identificar proveedores calificados.
La investigación y selección de proveedores es fundamental, considerando criterios como calidad, reputación, precios y condiciones contractuales. La negociación del contrato establece términos que son beneficiosos para ambas partes, seguida de la emisión formal de órdenes de compra. La gestión de inventarios, la evaluación continua de proveedores y la atención a los costos son prácticas esenciales para asegurar operaciones eficientes. Además, el sector de compras debe cumplir con los estándares regulatorios, incorporar prácticas sustentables y gestionar los riesgos asociados con las adquisiciones. Al promover la innovación y la mejora continua, el proceso de compra se convierte en un componente vital para el éxito general de la empresa.
Para implementar un sistema de compras de forma eficiente y ágil es fundamental contar con sistemas de gestión de compras específicos, como GOEVO SCM, que juega un papel fundamental a la hora de automatizar y optimizar varias etapas del proceso, desde la solicitud hasta el pago. Esto se traduce en un control más preciso de las adquisiciones, ahorrando tiempo y minimizando errores. Incorporar GOEVO SCM al ciclo de compras de su empresa proporciona mayor transparencia, rapidez y eficacia, elementos esenciales para el éxito y la estabilidad financiera de cualquier empresa.
