Como realizar um processo de compras de forma eficiente

Realizar um processo de compras eficiente em empresas é fundamental para garantir a aquisição de produtos e serviços de qualidade, otimizando custos e tempo. Aqui está um guia de 10 passos essenciais para a gestão eficiente de compras, especialmente de produtos e serviços indiretos, enfatizando a importância de sistemas específicos de gestão de compras, como o GOEVO SCM:

  1. Análise de Necessidades:

  2. Identifique claramente as necessidades da empresa. Faça um levantamento detalhado do que é necessário comprar, considerando qualidade, quantidade, e periodicidade.

  3. Análise dos itens diretos:
  4. A analise de necessidades quando se trata de itens diretos (itens que fazem parte da operação de compra e venda da empresa ou insumos de produtos produzidos pela empresa) normalmente é feita a partir da projeção de vendas ou carteira de pedidos.

  1. Análise dos itens indiretos:
  2. Para a análise de necessidade dos itens indiretos (itens de suporte a operação como material de consumo, EPIs,…) a necessidade de compra normalmente é apurada a partir de consumo histórico dos itens.
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  2. Pesquisa de Mercado:
  3. Realize uma pesquisa de mercado para identificar fornecedores potenciais. Avalie a qualidade, o custo e a confiabilidade de cada um.

  4. Elaboração de Especificações:

  5. Defina as especificações técnicas e comerciais dos produtos ou serviços. Isso facilitará a comunicação com os fornecedores e garantirá que suas necessidades sejam atendidas.

  6. Solicitação de Propostas e Cotações:

  7. Envie solicitações de propostas ou cotações para os fornecedores selecionados. Isso ajudará a comparar preços e condições de forma eficiente.

  8. Avaliação de Propostas:

  9. Avalie as propostas recebidas com base em critérios pré-definidos, como preço, qualidade, prazo de entrega e condições de pagamento.

  10. Negociação com Fornecedores:

  11. Negocie com os fornecedores selecionados para melhorar os termos e condições. Isso pode incluir descontos por volume, melhores prazos de pagamento ou entrega mais rápida.

  12. Seleção e Homologação de Fornecedores:

  13. Escolha os fornecedores que melhor atendem às necessidades da empresa e realize a homologação, garantindo que eles cumpram com todos os requisitos legais e de qualidade.

  14. Emissão de Pedido de Compra:

  15. Após a seleção do fornecedor, emita o pedido de compra, detalhando todas as especificações e condições acordadas.

  16. Acompanhamento do Pedido:

  17. Monitore o cumprimento do pedido para garantir que tudo seja entregue conforme acordado, tanto em termos de qualidade quanto de prazo.

  18. Avaliação do Processo e Feedback:

  19. Após a conclusão da compra, avalie o processo como um todo. Isso inclui avaliar o desempenho do fornecedor e a eficácia do processo de compra.

Para implementar esse processo de forma eficiente e rápida, sistemas específicos de gestão de compras, como o GOEVO SCM, são fundamentais. Eles automatizam e otimizam várias etapas do processo, desde a análise de necessidades até o acompanhamento dos pedidos, proporcionando um controle mais rigoroso sobre as compras, economizando tempo e reduzindo erros. A integração desses sistemas no processo de compras permite uma maior transparência, agilidade e eficiência, aspectos cruciais para o sucesso e sustentabilidade financeira de qualquer empresa.

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