O processo de compras pode ser adaptado conforme necessário, e algumas organizações podem incluir etapas adicionais. Aqui estão sete passos essenciais que podem fazer parte do processo de compras:
Identificação da Necessidade:
A primeira etapa envolve identificar a necessidade de adquirir um produto ou serviço. Isso pode surgir de demandas internas ou externas à organização.
- Pesquisa de Fornecedores:
Após identificar a necessidade, a organização pesquisa potenciais fornecedores. Isso inclui avaliar a reputação, qualidade, preço e outros critérios relevantes.
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Avaliação e Seleção de Fornecedores:
Com base na pesquisa, a organização avalia os fornecedores disponíveis e seleciona aqueles que melhor atendem aos requisitos.
- Negociação de Termos e Condições:
Nesta etapa, as partes envolvidas negociam os termos e condições do contrato, incluindo preço, prazos de entrega, condições de pagamento e outros detalhes importantes.
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Emissão de Pedido de Compra:
Uma vez que os termos são acordados, a organização emite um pedido de compra formalizando a transação. Isso serve como um documento legal que estabelece os detalhes acordados.
- Recebimento e Inspeção dos Produtos/Serviços:
Após a entrega, a organização recebe os produtos ou serviços encomendados e realiza inspeções para garantir conformidade com os termos acordados.
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Pagamento e Avaliação de Desempenho:
A última etapa envolve o pagamento ao fornecedor de acordo com as condições acordadas. Além disso, a organização pode avaliar o desempenho do fornecedor para futuras decisões de compra.
Para implementar esse procedimento de maneira eficiente e ágil, é crucial contar com sistemas específicos de gestão de compras, como o GOEVO SCM, que desempenha um papel fundamental ao automatizar e otimizar diversas etapas do processo, desde a solicitação até o pagamento. Isso resulta em um controle mais preciso sobre as aquisições, economizando tempo e minimizando erros. A incorporação do GOEVO SCM no ciclo de compras da sua empresa proporciona maior transparência, rapidez e eficácia, elementos essenciais para o sucesso e a estabilidade financeira de qualquer empresa.